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Verwaltung

Welche Hilfen gibt es für den Anwender?

Folgende Hilfen stehen HVWin - Nutzern zur Verfügung:

-           <F1> -Taste: Anzeige Hilfe zum jeweiligen aktiven Programmpunkt

-           Elektonisches Handbuch

-           Musterdatenbestand

-           Onlineschulung / Onlinehilfe / Onlinepräsentation auf Ihrem oder unserem PC

-           Schulungen beim Anwender bzw. in unserem Haus

-           Update-und Hotlineservice für Softwarewartungskunden

Gibt es für Einsteiger darüber hinaus einen Trainingsleitfaden?

HVWin Easy Einsteiger Leitfaden.pdf
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Im Eingabeformular des Objektstammes kann der Objektstatus nicht geändert werden !

Die Bedeutung des Feldes Mietsobjekt/Eigentumsobjekt besitzt im Objektstamm-Formular lediglich informativen Charakter. Zunächst legt HVWin alle Objekte als Mietsobjekte an. Die einzige Möglichkeit, ein Mietsobjekt in eine Eigentumsobjekt zu überführen, besteht in der Durchführung einer vollständigen und korrekten Teilungserklärung. Diese wiederum setzt in der Praxis eine notariell beglaubigte Erklärung über die Zuordnung der so genannten Miteigentumsanteile des betreffenden Objektes voraus.

Was ist eine Teilungserklärung?

Steht in einem Objekt der Verkauf von Wohneinheiten an, bedarf es einiger vorzubereitender Schritte. Zunächst ist zu ermitteln, welchen Wert jede Wohneinheit besitzt. In der Praxis wird das Objekt in sogenannte Miteigentumsanteile zerlegt.

Z.B. beträgt der Wert des Objektes 1.000 Anteile (in HVWin können beliebige  Bezugsmaßstäbe angewendet werden). Anschließend gilt es, den Wert jeder Wohneinheit als Bestandteil dieser 1.000 Anteile zu ermitteln. Verschiedene Verfahren sind bekannt, wie die Anteilsermittlung proportional zur Wohnfläche.

Ein Objekt besteht aus folgenden Wohneinheiten:

1.Wohnung 65 qm Wohnfläche (nach II.BV,Teil IV,42-44)

2.Wohnung 69 qm

3.Wohnung 75 qm

4.Wohnung 91 qm

Die Gesamtwohnfläche beträgt also 300 qm und wird mit 1000 Anteilen bewertet. Für die Wohneinheiten ergibt sich daraus:

1.Wohnung 216,6667

2.Wohnung 230,0000

3.Wohnung 250,0000

4.Wohnung 303,3333

Gewöhnlich bedarf es einer gewissen Zeit, bis man sich über diese Aufteilung einig ist, da auch andere Faktoren, wie die Etage, Sondereigentumsflächen und ähnliches eine Rolle spielen können. Bei Festschreibung erfolgt die Ausstellung einer notariell beglaubigten Teilungserklärung.

Ein Eigentümer erwirbt beim Kauf einer Wohneinheit Anteile am Objekt laut Teilungserklärung. Mehrere Eigentümer bilden eine Wohneigentumsgemeinschaft (WEG).

Die Teilungserkärung innerhalb der Hausverwaltung sollte erst vorgenommen werden, wenn die Vorlage rechtsgültig ist. 

Wie zieht ein Eigentümer in eine Wohneinheit ein ?

Zunächst ist zwischen zwei Varianten zu unterscheiden:

- Der Eigentümer ist Selbstnutzer

Öffnen des Formulars Stammdaten|Wohnungen|Nutzer|Eigentümer wechseln

Auswahl der betreffenden Wohneinheit aus der Liste

Betätigen des Schalters <Eigenbedarf>

ACHTUNG: Der Eigentümer darf in diesem Fall nicht im Nutzerstamm erfasst werden !

- Ein Eigentümer ist Nutzer in einer Wohneinheit, die nicht ihm gehört

In diesem Fall muss der Eigentümer als Nutzer im Nutzerstamm des betreffenden Objektes erfasst werden. Ein-/Auszugsvorgänge löst der Anwender im Formular Stammdaten|Wohnungen|Nutzer|Eigentümer wechseln über die Schaltflächen <Einzug> bzw. <Auszug> aus.

Wie kann ich im Hausverwaltungsprogramm Lieferantenkonten anlegen ?

Das Buchen von Verbindlichkeiten gestattet HVWin nur, wenn im entsprechenden Objekt Lieferantenkonten vorliegen. Diese erzeugt das Programm automatisch, wenn dem Objekt während der Bearbeitung des Objektstammes Lieferanten zugewiesen werden.

Dazu ist der Objektstamm über Stammdaten | Objekte | Objekte auswählen/verwalten zu öffnen und das gewünschte Objekt in der Tabelle zu markieren.

Nach Aktivierung der Schaltfläche <Ändern> öffnet sich das Formular zur Eingabe der Stammdaten. Der Anwender klickt auf die Schaltfläche <Ändern> unterhalb der Liste der Lieferanten, wählt die gewünschten Einträge aus und gibt die Kundennummern an.  HVWin erzeugt für jeden so erfassten Lieferanten automatisch ein Konto.

Wie werden Kosten in der Hausverwaltung korrekt umgelegt?

Der Gesetzgeber nennt derzeit 17 Kostenarten, die auf Nutzer umgelegt werden können. Dabei gilt es, einen Umlagemaßstab zu finden, der die Nutzer möglichst nach dem Verursacherprinzip an den Gesamtkosten beteiligt. So ist es z.B. ein Unterschied, ob 60 oder 90 qm Wohnfläche beheizt werden müssen.

HVWin ermöglicht dem Anwender die freie Definition von Umlagen aus maximal zwei Umlageschlüsseln. Es empfiehlt sich folgende Herangehensweise:

- Definition eines Umlageschlüssels

Dieser kann wohnungs- oder nutzerbezogen (verbrauchsabhängig) sein.

Ein wohnungsbezogener Umlageschlüssel erzeugt für jede Wohneinheit die entsprechende gleichnamige Wohnungseigenschaft, z.B. Wohnfläche, Gewerbefläche, Etage, Miteigentumsanteile, Gartenanteil. Als Schlüssel lassen sich zahlenmäßig erfassbare Größen, z.B. Wohnfläche 65 qm, oder logische Größen, z.B. Gartenanteil vorhanden/ nicht vorhanden, vereinbaren.

Für nutzerbezogene Umlageschlüssel sind vor Betriebskosten-Abrechnungen Verbrauchserfassungen notwendig. Die Verbräuche können auch EUR-Beträge aus Fremdabrechnungen sein.

- Definition der Umlage aus maximal 2 Umlageschlüsseln

Die anteilige Summe der Schlüssel an einer Umlage muss 100% ergeben. Den Umlageschlüssel 'OU' (ohne Umlage) reserviert das Programm. Er darf nicht noch einmal verwendet werden !

- Vergabe der Umlage an das betreffende Kostenkonto

Öffnen des Kontenrahmens und Bearbeitung wie in der Online-Hilfe beschrieben

- Eintragen der Werte eines wohnungsbezogenen Schlüssels (= Wohnungseigenschaft) im Wohnungsstamm

Die Umlagen besitzen für die Buchungsvorgänge keine Bedeutung. Erst in Abrechnungen ermittelt HVWin die Umlage- oder Verteilerschlüssel aus dem Kontenrahmen. Der Anwender muss ihre Richtigkeit aus diesem Grund vor jeder Abrechnung überprüfen.

In einer Abrechnung werden alle Buchungen im Abrechnungszeitraum betrachtet, die Kostenanteile nach den definierten Umlagen ermittelt und den Nutzern zugewiesen.

 

Ein Beispiel:

Im Objekt verfügen die zwei Erdgeschoßwohnungen über Gartenanteile. Dazu legt der Anwender den wohnungsbezogene Umlageschlüssel 'Gartenanteil' an. Aus diesem wird die Umlage 'GAANT'(Kürzel mit max. 5 Zeichen) erzeugt, die zu 100% aus dem Umlageschlüssel 'Gartenanteil' besteht. Für Kosten, die nur die Gartenbesitzer betreffen, z.B. Gartenpflege, ist im Kontenrahmen ein spezielles Kostenkonto anzulegen. Diesem ordnet der Anwender die Umlage 'GAANT' zu.

 

Im Wohnungsstamm wird für jede Wohneinheit ein Wert für die Eigenschaft 'Gartenanteil' angegeben. Diese kann, je nach Definition des Umlageschlüssels, eine Fläche oder nur die Tatsache ja/nein sein. Im letztgenannten Fall ist den beiden Erdgeschoßwohnungen der Wert ‘ja’ zuzuordnen. Alle anderen Wohnungen erhalten den Eintrag ‘nein’.

 

Während der Betriebskosten-Abrechnung teilt das Programm den Betrag des für die Gartenpflege angelegten Kostenkontos zu gleichen Teilen auf die beiden Wohneinheiten auf.

Wozu dient der Schalter Verbinden im Formular Kontenrahmen ?

Der Schalter Verbinden dient zum Verbinden zweier Kostenkonten für eine Kostenart. Er ermöglicht, Kostenbuchungen in einem Vorgang abzuwickeln, die für private und mehrwertsteueroptierte Nutzer zutreffen.

Dieses Vorgehen ist erforderlich, wenn in einem Objekt mindestens ein Objekt gewerblich genutzt wird und der Nutzer die Mehrwertsteueroption beim Finanzamt angemeldet hat. Als Beispiel sei ein Lebensmittelladen genannt, der seine Vorsteuer beim Finanzamt abrechnet und so die eigene Umsatzsteuerschuld vermindert.

Während der Einnahmebuchung wird kein Zahlbetrag ermittelt !

In diesem Fall ist das eingegebene Belegdatum der Einnahmebuchung zu überprüfen. Es muss mit dem Sollstellungsmonat übereinstimmen, für den der Zahlbetrag ermittelt werden soll. Schlägt das Programm trotz Übereinstimmung keinen Zahlbetrag vor, sollte der Anwender überprüfen, ob die Sollstellung im Belegmonat noch aktiv ist/war. Nur unter dieser Voraussetzung ist eine Einnahmebuchung im Buchungsformular möglich.

Kann mit einem zukünftigen Datum in eine Wohneinheit eingezogen werden?

Ja, dies ist möglich. Die aktuelle Belegung entspricht dann dem letzten Eintrag in der Belegungshistorie.

Muss ein Eigentümer mehrerer Wohneinheiten mehrfach in den Stammdaten erfasst werden?

Nein ! Die Stammdaten-Formulare beinhalten allgemeine Informationen, ähnlich einem Adressbuch. Eine Zuordnung zu Objekten oder Wohneinheiten wird im Hausverwaltung Programm an dieser Stelle nicht vorgenommen. Ein mehrfaches Anlegen eines Eigentümers, Lieferanten oder Nutzers verbietet sich damit.

Warum erscheinen bei der Einnahmen-/Ausgabenauswertung einige Kostenbuchungen unter Sonderausgaben ?

In diesem Fall wurden die Buchungen vermutlich mit der Buchungsart Allgemeines durchgeführt. Zur Korrektur sind die betreffenden Buchungen im Buchungsformular abzuändern bzw. zu stornieren und die Kosten mit der Buchungsart Kosten erneut zu buchen.

Die Buchungsart Allgemeines dient lediglich für Buchungsvorgänge innerhalb der Hausverwaltung, z.B. für Korrektur-, Um- oder Ausgleichsbuchungen. Einnahmen, Kosten und Erlöse sollten generell mit den dafür vorgesehenen Buchungsarten gebucht werden.